Så här går bedömningsprocessen till
Din ansökan går igenom flera steg innan vi fattar ett beslut. Här kan du läsa om de steg som en ansökan passerar och hur beredningsgrupperna arbetar. Du kan också läsa om hur vi hanterar jäv i bedömningsprocessen. I utlysningar där vi samarbetar med andra finansiärer kan processen se annorlunda ut.
Innehåll på sidan:
Första kontrollen – en kontroll av formalia
Först kontrolleras om din ansökan ligger inom Formas ansvarsområden och inom utlysningens ramar. Gör den det går den vidare till en beredningsgrupp för bedömning. Om den inte gör det, avslås den.
En ansökan kan också avslås om den innehåller formella fel eller är ofullständig, det vill säga brister i den information som krävs i ansökningsformuläret eller bilagorna.
Beredningsgruppernas arbete
Beredningsgrupperna ansvarar för att bedöma och rangordna ansökningarna inför det formella beslutet om vilka projekt som ska få finansiering. Beredningsgruppen tar hand om de ansökningar som passerar den första kontrollen.
Formas har flera olika beredningsgrupper. För den årliga öppna utlysningen har vi tio beredningsgrupper och de ansvarar för olika tematiska områden. Ledamöterna till dessa beredningsgrupper utser vi årligen, och vi väljer ledamöter baserat på den kompetens som behövs för att bedöma de ansökningar som gruppen ska hantera. Beredningsgrupperna består av forskare och behovsägare. För riktade utlysningar utser vi en beredningsgrupp med kompetens på det aktuella området.
Vilka sitter i våra beredningsgrupper?
Formas utser fyra granskare för varje ansökan
Först bedömer ledamöterna i beredningsgruppen sin kompetens att bedöma din ansökan. Det gör de för varje enskild ansökan. De anmäler även eventuellt jäv.
Sedan utser Formas i normalfallet fyra granskare för varje ansökan. En av granskarna utses till rapportör. Rapportören ansvarar för att sammanställa beredningsgruppens samlade bedömning av ansökan.
Vi kan även engagera externa granskare. Det gör vi om det visar sig att det inte finns tillräcklig kompetens att bedöma en enskild ansökan, efter att ledamöterna inledningsvis har bedömt sin egen kompetens. De externa granskarna kan vara ledamöter från en annan beredningsgrupp eller helt fristående experter. Formas principer för jäv gäller också för externa granskare.
Även om Formas tar in extern kompetens granskas din ansökan fortfarande av de fyra utsedda granskarna i beredningsgruppen. De externa granskarnas omdömen används som vägledning.
Granskarna bedömer och poängsätter ansökningarna
Granskarna bedömer de ansökningar de tilldelats och poängsätter dem enligt de bedömningskriterier som gäller för utlysningen. Den bedömningen gör de individuellt. För varje bedömningskriterium sätter beredningsgruppens ledamöter normalt poäng enligt en sjugradig skala, där 7 står för högsta poäng och 1 står för lägsta poäng.
7 – Outstanding. The application successfully addresses all relevant aspects of the criterion in question. Shortcomings are insignificant.
6 – Excellent. The application successfully addresses all relevant aspects of the criterion in question. Shortcomings are minor.
5 – Very good. The application addresses the criterion very well, but with some notable shortcoming.
4 – Good. The application addresses the criterion well, but with several notable shortcomings.
3 – Acceptable. The application broadly addresses the criterion, but there are considerable weaknesses.
2 – Poor. The application addresses the criterion in an inadequate manner, or there are serious inherent weaknesses.
1 – Insufficient. The application fails to address the criterion under examination or cannot be judged due to missing or incomplete information.
Granskarna rangordnar ansökningarna
Beredningsgruppen träffas för att diskutera och rangordna ansökningarna, efter att de har gjort sin individuella bedömning. Under mötet kommer beredningsgruppen fram till en slutlig samlad betygsättning för varje ansökan.
När det är många ansökningar att gå igenom fokuserar gruppen enbart på de ansökningar som haft högst poäng i de individuella granskningarna och därmed bedöms ha störst möjlighet att konkurrera om finansieringen. För de ansökningar som inte diskuteras ges den sökande ett medelvärde av de poäng som granskarna har satt individuellt.
Om en utlysning består av flera delutlysningar rangordnas ansökningarna för varje delutlysning. Det innebär att varje sökande enbart konkurrerar med andra ansökningar inom den delutlysningen man deltar i.
Alla kriterier är lika viktiga
Beredningsgrupperna bedömer ansökningarna enligt de kriterier som gäller i den aktuella utlysningen. Alla kriterier är lika viktiga, om inget annat anges i utlysningstexten. Den sammanvägda bedömningen av ansökan görs alltså i normalfallet utan förutbestämd viktning.
Granskarna kan föreslå nedskärningar
Beredningsgruppen har möjlighet att föreslå nedskärningar i ansökningarnas budget, om de bedömer att den inte är rimlig utifrån forskningsplanen och projektets förväntade resultat.
Samlat yttrande till projektledaren
Du som är projektledare får en skriftlig redovisning av beredningsgruppens samlade bedömning av ansökan. I yttrandet får du:
- poäng på varje kriterium
- sammanvägd helhetspoäng
- en kortfattad skriftlig kommentar.
De ansökningar som diskuteras på beredningsgruppens möte får en individuellt utformad skriftlig kommentar som sammanfattar beredningsgruppens slutsatser från diskussionen.
De ansökningar som i de individuella bedömningarna inte har fått tillräckligt höga betyg för att kunna konkurrera om tillgängliga medel går inte vidare till en fördjupad diskussion på beredningsgruppens möte. Formas gör så för att kunna prioritera mer djupgående diskussioner av ansökningar som har rankats högst av de sakkunniga och därmed också konkurrerar om tillgängliga medel. Dessa ansökningar får därför inte någon individuellt utformad kommentar utöver det sammanvägda betyget, utan istället ett standardiserat yttrande.
AI som stöd i granskningen av ansökningar
Våra granskare får i dagsläget inte använda AI-verktyg som stöd i granskningen av ansökningar. Det finns flera skäl till detta. Dels finns det en stor risk att information som laddas upp sprids vidare. Det finns även risker kopplat till sekretess och behandling av personuppgifter. Att ladda upp en ansökan eller information från en ansökan till någon form av AI-verktyg, innebär en olovlig spridning av information. Detta gäller inte bara för AI-verktyg utan även många andra tjänster och verktyg för lagring och delning av data.
Att använda AI-verktyg i granskningen av ansökningar kan också vara svårförenligt med principer om ansvarsfull bedömning. EU-kommissionen har tillsammans med länderna inom European Research Area, ERA, och andra intressenter lanserat Riktlinjer för ansvarsfull användning av generativ AI i forskning och innovation Länk till annan webbplats.. I riktlinjerna anges att AI-verktyg bör undvikas i sakkunniggranskning.
Det slutliga beslutet
Formas Forskarråd ansvarar för de formella och slutliga besluten om att bevilja medel till dem som sökt finansiering i våra utlysningar. Sedan den 1 januari 2023 delegerar Forskarrådet beslut om att bevilja medel upp till 10 miljoner kronor per projekt och år, till Formas generaldirektör. Det finns beslutat i Forskarrådets arbets- och delegationsordning. Generaldirektören har därefter valt att vidaredelegera dessa beslut till Formas avdelningschefer. Avdelningscheferna grundar sina beslut på beredningsgruppernas arbete och bedömning. Det är beredningsgruppernas ledamöter som bedömer och rangordnar ansökningarna inom varje utlysning. Rangordningen ligger alltid till grund för beslut om tilldelning av forskningsmedel till ett specifikt projekt.
Vi är sakliga och opartiska
Vi bedömer din ansökan utifrån vad som står i utlysningstexten och de instruktioner och anvisningar som finns där. Inget annat får räknas in.
Ingen diskriminering, till exempel på grund av kön, får förekomma i bedömningen. Ansökningarnas vetenskapliga kvalitet och relevans är överordnad jämställdhetsaspekten, men vid lika bedömning lämnar vi företräde för underrepresenterat kön.
Så skyddar vi oss mot jäv
Alla som arbetar med att bereda ansökningar är skyldiga att anmäla jäv och att redovisa omständigheter som skulle kunna påverka deras ställningstaganden. Om någon är jävig får den personen inte bedöma eller handlägga den ansökan som påverkas. Personen måste även lämna rummet när ansökan diskuteras under beredningsgruppsmötet. Formas skriver jävsprotokoll vid de möten där de bereder ansökningar, och i dessa framgår om någon ledamot anmält jäv.
Formas har en jävspolicy , 98.6 kB. och jävsriktlinjer som beskriver vad som är jäv och hur vi hanterar frågor om jäv. Alla granskare som är involverade i bedömningen av ansökningar hos oss ska läsa Formas jävsriktlinjer innan de påbörjar sitt uppdrag.
Bestämmelser om jäv finns i 16–18 §§ förvaltningslagen (2017:900).
- Ärendet angår ledamoten eller någon närstående till denne eller de kan antas bli påverkade av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning.Ledamoten har ett pågående eller nyligen avslutat samarbete med sökanden.
- Jäv föreligger också om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan påverka förtroendet till en ledamots opartiskhet i ärendet. Som exempel kan nämnas vänskap, fiendskap och ekonomiskt beroende.
- Ledamoten eller någon närstående till denne är eller har varit ställföreträdare för eller arbetar vid samma institution eller företag som sökanden eller är ställföreträdare för annan som kan antas bli påverkade av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning.
När en ledamot söker finansiering hos Formas
Det händer att ledamöter som ingår i våra beredningsgrupper ansöker om medel till projekt i våra utlysningar. I de fallen har vi rutiner för att hantera det.
En ansökan från en ledamot får inte granskas av den beredningsgrupp som han eller hon ingår i. Det gäller oavsett vilken roll som ledamoten har i gruppen. Om det inte finns någon annan relevant beredningsgrupp, måste ledamoten lämna sin plats i beredningsgruppen till en ersättare.