Så här rapporterar du utgifter och resultat

Du som har fått finansiering från Formas ska redovisa projektets utgifter och resultat. Det gör du i Prisma. Här kan du läsa om syftet med rapporten och vad som ska ingå. Du får även en kort beskrivning av Formas projektkatalog.

Syftet med rapporteringen

Syftet med att få in rapporter från alla projekt är att vi vill kvalitetssäkra Formas arbete och insatser. Vi vill veta att finansieringen använts ändamålsenligt. Rapporterna hjälper oss också att öka kvaliteten och att planera och utveckla Formas insatser och bidragsformer.

Numera görs alla ansökningar och rapporteringar i ansökningssystemet Prisma. Även du som ansökte via Formas Direct ska därför rapportera i Prisma.

Om du har frågor om ditt projekt ska du kontakta din handläggare. Vem som handlägger ditt projekt kan du se i Prisma.

Det ingår i rapporteringen

Rapporteringen består av två huvuddelar: en ekonomisk rapport och en vetenskaplig rapport. Den ekonomiska rapporten fylls i av en representant för medelsförvaltaren, det vill säga på den organisation som tog emot de pengar som Formas beviljade projektet. Projektledaren kontrollerar sedan innehållet. Den vetenskapliga rapporten ansvarar projektledaren för att skriva och registrera.

Du ska inte skicka in skrifter eller böcker till oss.

I den ekonomiska rapporten redovisar medelsförvaltaren alla utgifter för den del av projektet som är finansierat av Formas. Medelsförvaltaren har utsett vem som är rapportansvarig i Prisma (ofta en ekonom), och den personen och projektledaren får mejl från Prisma när det är dags att rapportera. Den rapportansvariga fyller i uppgifterna i Prisma och registrerar rapporten. Rapporten går sedan vidare till projektledaren för kontroll innan den skickas in till Formas.

I Prismas användarstöd finns mer utförliga instruktioner för hur du ska rapportera: Instruktioner till den som ansvarar för den ekonomiska rapportenlänk till annan webbplats

Vilka utgifter ska redovisas?

De ekonomiska uppgifter du ska redovisa kan du läsa mer om i Ekonomisk återrapportering i Prisma (pdf).

Tänk på att utgifterna ska redovisas exklusive moms om medelsförvaltaren har rätt att göra avdrag för ingående moms i projektet. I annat fall ska utgifterna redovisas inklusive ingående moms.

När det gäller stöd till företag och annan ekonomisk verksamhet (enligt Formas särskilda villkor) ska samtliga stödberättigande kostnader redovisas exklusive moms. Momsen är som huvudregel inte en stödberättigande kostnad. Endast om ni som projektpart kan styrka att momsen är en faktisk kostnad för er, får den tas upp och utgöra en del av de stöd­berättigande kostnaderna.

Så hanterar du överskott

Finns det bidrag som ni inte har utnyttjat? I så fall ska medelsförvaltaren betala tillbaka detta överskott i samband med den ekonomiska slutredovisningen. Detta gäller bara om överskottet är högre än ett halvt prisbasbelopp. Överskottet ska betalas tillbaka i sin helhet.

Sätt in det på Formas bankgirokonto 5105-2140. Ange tydligt att betalningen gäller outnyttjade medel samt ditt projektnummer.

Om överskottet understiger ett halvt prisbasbelopp får medelsförvaltaren behålla det, och använda det för forskningsändamål liknande det som bidraget avsåg.

I den vetenskapliga rapporten ska resultatet av projektets forskningsarbete beskrivas. Det är du som är projektledare som fyller i och lämnar in rapporten i Prisma.

I Prismas användarstöd finns mer utförliga instruktioner för hur du ska rapportera: Instruktioner till projektledare om den vetenskapliga rapportenlänk till annan webbplats

Det här brukar rapporten innehålla

Här kan du läsa vad rapporten för projekt generellt brukar innehålla. Men beroende på vilken typ av projekt du har arbetat med samt syftet med utlysningen, kan du få redogöra för annat och svara på fler och andra frågor än de vi tar upp här.

Din redogörelse har två delar: ett inomvetenskapligt referat på engelska och en populärvetenskaplig sammanfattning av dina resultat på svenska.

Ditt inomvetenskapliga referat ska skrivas som ett abstract till en vetenskaplig uppsats och sammanfatta dessa delar:

  • introduktion med syfte och hypotes
  • material och metoder
  • resultat
  • diskussion med slutsats.

Du ska även lista eventuella vetenskapliga uppsatser som skrivits under projekttiden. Referatet får ha maximalt 8 000 tecken inklusive mellanslag.

Din populärvetenskapliga sammanfattning ska innehålla

  • bakgrund och syfte
  • teori och metod
  • huvudresultat
  • konklusion.

Du ska även lista eventuella populärvetenskapliga publikationer från projektet. Sammanfattningen får ha maximalt 6 000 tecken.

Du ska skriva en populärvetenskaplig sammanfattning av konferensens eller workshoppens innehåll, syftet med den och hur väl det uppfylldes. Beskriv även konferensens eller workshoppens bidrag till forskningsområdet och vilka målgrupper du riktade dig till. Samman­fatt­ningen får ha maximalt 3 000 tecken.

Du ska redogöra antalet deltagare och även ladda upp en pdf med programmet för konferensen eller workshoppen. Där ska datum, namn på föredragshållare och föredragens titlar framgå. Pdf:en får inte överstiga 4 MB.

Du ska beskriva hur väl målet med ditt kommunikationsprojekt uppfylldes. Det ska du göra i förhållande till målgruppen och till syftet med aktiviteten. Du ska även ange hur du har mätt eller bedömt måluppfyllelsen. Texten får ha maximalt 3 000 tecken inklusive mellanslag.

Formas projektkatalog

Alla rapporterade projekt finns i projektkatalogenlänk till annan webbplats. Formas projektkatalog är en söktjänst där du kan söka bland alla Formas pågående beviljade projekt och finansieringsärenden. Den information du kan ta del av består dels av de uppgifter som forskarna själva har lämnat, dels av information som Formas olika beslutande instanser har tillfört.

Skriv ut
Sidansvarig: Linda Bergqvist Ampel
Uppdaterad:18 februari 2019